Tietosuojaseloste

FM-Haus Oy tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) edellyttämällä tavalla.

Tietosuojaselosteen viimeisimmän muokkauspäivämäärän löydät dokumentin oikeasta yläreunasta. Selosteen sisältöä saatetaan muuttaa ja uusi versio julkaistaan verkkosivuillamme. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteeseemme säännöllisesti.

 

1. Rekisterinpitäjä

 

Yrityksen nimi: FM-Haus Oy

Y-tunnus: 1740278-6

Osoite: Pellilänkolmiontie 8, 31600 Jokioinen

Puhelin: 03 424 9100

 

2. Yhteyshenkilö selostetta koskevissa asioissa

 

Nimi: Heidi Heikkilä

Osoite: Pellilänkolmiontie 8, 31600 Jokioinen

Puhelin: +358 50 349 0679

Sähköposti: heidi.heikkila@fm-haus.fi

 

3. Rekistereiden nimet

 

FM-Haus Oy:n asiakasrekisteri

FM-Haus Oy:n yhteistyökumppanirekisteri

FM-Haus Oy:n markkinointirekisteri

 

4. Rekistereiden pitämisen peruste

 

Rekisterissä olevien henkilötietojen säilytys ja käsittely perustuu joko sopimussuhteeseen yrityksemme kanssa, henkilöltä saatuun suostumukseen tietojen tallentamiseen tai yrityksemme oikeutettuun etuun kerätä tietoa liiketoimintamme edellytyksenä.

 

5. Rekistereiden tietosisältö

 

Asiakas- ja yhteistyökumppanirekistereiden tietosisältö:

  • Yrityksen nimi
  • Yrityksen osoite
  • Yhteyshenkilön etu- ja sukunimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite

Markkinointirekisterin tietosisältö:

  • Etu- ja sukunimi
  • Katuosoite
  • Asuinkunta
  • Asuinalue
  • Yrityksen nimi
  • Yrityksen käyntiosoite
  • Yrityksen kotisivujen osoite
  • Yrityksen perustiedot
  • Puhelinnumero (sekä yrityksen että yhteyshenkilön)
  • Sähköpostiosoite

 

6. Henkilötietojen säilytysaika

 

Asiakasrekisterin ja yhteistyökumppanirekisterin tiedot käydään läpi 6kk välein manuaalisesti rekisteriä ylläpitävien ja yrityksen myynnistä ja tuotannosta vastaavien työntekijöiden kanssa. Tällöin rekistereistä poistetaan tarpeettomat tiedot tai niitä päivitetään. Samoin rekistereihin saatetaan lisätä uusia tietoja.

Markkinointirekisterin tiedot tuhotaan 12kk välein. Mikäli markkinointirekisteristä on muodostunut asiakas- tai yhteistyökumppanuussuhteita yrityksemme kanssa, tiedot siirretään käyttötarkoitustaan vastaaviin rekistereihin (asiakas- tai yhteistyökumppanirekisteri).

 

7. Rekistereiden tietolähteet

 

Asiakasrekisterin tiedot kerätään yrityksen toimesta itse. Pääsääntöisesti tiedot kerätään käydystä puhelin- ja sähköpostiviestinnästä, kotisivujemme kautta lähetetyistä tarjouspyynnöistä, tapaamisista asiakkaan kanssa sekä tehdyistä sopimuksista. Tiedot viedään yrityksemme CRM-työkaluun, josta muodostamme edelleen asiakasrekisterimme. Asiakasrekisteriin rekisteröidyllä on voimassa oleva asiakkuussuhde yrityksemme kanssa.

Yhteistyökumppanirekisterin tiedot kerätään myös yrityksemme toimesta itse. Yhteistyökumppanirekisterin tiedot pohjautuvat yhteistyökumppanin kanssa käytyyn viestintään puhelimitse ja sähköpostilla, tapaamisiin sekä solmittuihin sopimuksiin. Tarvittaessa keräämme tietoa myös yhteistyöyrityksen kotisivuilta.

Asiakas- ja yhteistyökumppanirekistereihimme tallennetaan pääsääntöisesti minimitiedot, joihin tyypillisesti kuuluvat yhteyshenkilön koko nimi, yritys sekä kontaktitiedot, kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite ja yrityksen osoite.

Markkinointirekisterin sisältämät tiedot ovat pääasiassa ostettuja. Ostamme rekistereitä Suomen Asiakastieto Oy:ltä. Markkinointirekisterin tietosisältö on huomattavasti laajempi ja tiedot ovat Suomen Asiakastiedon keräämiä. Saatamme myös itse lisätä tietoja markkinointirekisteriimme potentiaalisista asiakkaista, jotka ovat ilmenneet myyntityön kautta.  

 

8. Henkilötietojen käyttötarkoitus

 

Käytämme rekistereiden henkilötietoja asiakassuhteiden ylläpitämiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen, yhteydenpitoon yhteistyökumppaneidemme kanssa sekä markkinointiin ja kampanjointiin. Tiedoilla on käyttötarkoitussidonnaisuus ja tiedot on jaoteltu kolmeen rekisteriimme sen perusteella.

Tiedot, joita henkilöstä tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja ne ovat rekisteröidyn saatavilla milloin tahansa. Tietojen määrä on minimoitu tarpeelliseen. Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä ja rajoitamme tietojen säilytystä. Mikäli henkilötiedon säilyttämiselle ei ole lakiin perustuvaa syytä tai tiedolle ei ole enää tarvetta, se poistetaan rekisteristä.

 

9. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

 

Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneillemme, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain harkittuihin käyttötarkoituksiin esimerkiksi tavarantoimittajille, jotka tekevät toimituksia asennustyömaille.

Käytämme sähköpostimarkkinoinnin työkaluja, joihin on tallennettuna yhteyshenkilön nimi, yrityksen nimi ja sähköpostiosoite. Osa näistä työkaluista (Mailchimp) toimii EU ja ETA alueen ulkopuolella.

Asiakassuhteiden hoitamiseen yrityksemme käyttää CRM-työkalua, jonne tallennetaan yhteyshenkilön nimi, kontaktitiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toimet kuten kokoukset ja muut asiakassuhteen hoitotoimenpiteet.

 

10. Rekisterien suojaus

 

Kohdassa 3. mainitut rekisterit säilytetään Suomen Asiakastiedon GDPR-palvelussa ja yrityksen omassa CRM-järjestelmässä. Tiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin.

Henkilötiedot, jotka ovat työntekijöiden yhteystiedoissa esimerkiksi työpuhelimissa ja sähköposteissa, on suojattu sormenjälkitunnisteella ja/tai salasanalla. Väliaikaiset listaukset tai postituslistat ovat tiedostomuodossa verkkoasemalla, jonne on rajattu pääsy vain tietyillä yrityksen työntekijöillä. Päätteet on suojattu salasanoin.

Manuaalisesti käsiteltävät, paperisessa muodossa olevat henkilötietoja sisältävät asiakirjat on arkistoitu tiloihin, joihin on pääsy vain yksilöidyillä yrityksen lukuun toimivilla työntekijöillä. Tilat ovat lukittuna ja vain tietyillä yrityksen työntekijöillä on pääsy arkistointitiloihin.

 

11. Tarkastusoikeus sekä oikaisu- ja poistopyynnöt

 

Henkilöillä on mahdollisuus tarkastaa omat tietonsa rekistereistämme oheisen linkin kautta:

https://gdpr.asiakastieto.fi/#/identify/fm-haus-oy

Palveluun tunnistaudutaan pankkitunnuksilla, matkapuhelimella tai sähköpostiosoitteella riippuen siitä, mitä tietoja henkilöstä on rekisteriimme tallennettu.  Palvelun käyttö edellyttää, että henkilöstä on tallennettu rekisteriimme henkilötunnus, matkapuhelinnumero tai sähköpostiosoite. Muissa tapauksissa pyydämme ottamaan yhteyttä vaihteeseemme tai selosteessa mainittuun yhteyshenkilöön (kohta 2).

Palvelun kautta voi tietojen tarkastamisen lisäksi lähettää oikaisu- tai poistopyyntöjä rekisteristä sekä ladata omat tiedot sähköisessä muodossa siirrettäväksi toiseen rekisteriin. Mikäli tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Toimenpidepyyntöihin vastaamme viipymättä, kuitenkin asetuksen mukaisesti, viimeistään kuukauden kuluessa.

Yrityksellä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti velvollisuus antaa rekisteröidylle tiedot siitä, mitä henkilötietoja yrityksellä on tästä ja mihin tarkoituksiin näitä tietoja käytetään. Kaikissa tietosuoja-asetukseen liittyvissä asioissa voi olla aina myös suoraan yhteydessä vaihteeseemme tai selosteessa mainittuun yhteyshenkilöön.

 

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

 

13. Sivuston evästeet ja selailun seuranta

 

Keräämme tietoja kotisivujemme käyttäjistä. Tietoja kerätään käyttäjän päätelaitetta koskevien tietojen, eli evästeiden (“cookies”), ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

Sivustomme käyttää Google Analytics-palvelua.

Sivuillamme on myös linkkejä muihin sivustoihin ja palveluihin. Me emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä.

FM-Haus Oy
Pellilänkolmiontie 8
31600 JOKIOINEN
puh. (+358) 3 424 9100

Tietosuojaseloste